Т.В. Алесинская
Основы логистики. Функциональные области логистического управления
Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2009. 79 с.
1. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА
1.2. Информационные задачи закупочной логистики
При решении этой задачи выявляются
потребители МР внутри предприятия, производится расчет потребностей в МР,
устанавливаются требования к весу, размеру, сервису и другим параметрам
поставок. Существуют следующие основные подходы к
определению потребности в МР и объема закупок
МР:
1) заказ на основе предыдущего
опыта в расходовании аналогичных материалов в прошлом;
2) эвристический, интуитивный метод позволяет оценить потребность на основе опыта
работников, полученного в предыдущей работе;
3) заказ на основе спрогнозированного
спроса. Используется при независимом типе спроса. Могут использоваться
различные методы и модели прогнозирования: регрессионные модели, методы сглаживания,
разнообразные модели временных рядов и др;
4) MRP –
планирование потребности в материалах, используемое при зависимом типе
спроса (см. п.7.5.2 [2]).
Все рассмотренные методы
определения количества, сроков и периодичности закупок имеют свои достоинства и
недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или
определения потребностей МР. Их выбор зависит от: профиля фирмы; возможностей
заказчика; типа изделий; наличия и вида складов; системы управления и контроля
состояния запасов.
Исходным пунктом исследования рынка
должна быть точно сформулированная постановка предмета и цели исследования.
Толчком к проведению исследования
могут стать: проблемы с высокими собственными издержками предприятия; изменения в собственной программе
сбыта; решение об использовании результатов НТП; решение о повышения доли фирмы на рынке; обострение конкуренции; ненадежность нынешних
поставщиков; неопределенности объемов предложения
поставщиков в будущем и др.
Исследование
рынков закупок включает:
1) анализ
поведения рынка поставщиков, а именно:
·
современный анализ
рынка («моментальный снимок»);
·
динамику
изменения конъюнктуры рынка;
·
прогнозы изменения рынка;
2) оценку
рисков, связанных с выходом на конкретный рынок;
3) определение
всех возможных поставщиков и их предложений по товарам, ценам, условиям,
гарантиям, перспективам деятельности и т.д.
Виды рынков закупок
1.
Непосредственные рынки, обеспечивающие в настоящее время потребности в
ресурсах.
2.
Опосредованные рынки, т.е. используемые поставщиками.
3.
Рынки заменителей, т.е. полностью или частично заменяемых продуктов.
4.
Новые рынки.
Очень важным является изучение рынка параллельно с разработкой новой
продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии
конструирования изделий. Органы снабжения обеспечивают конструкторов необходимыми каталогами, описаниями. Но каталоги и описания обычно не
содержат информации о
ценах, а без этого трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей органов снабжения является
сбор информации не только об
ассортименте товаров на рынке закупок, но и о ценах, возможных сроках поставок,
транспортных расходах и поиск их
оптимального сочетания.
Не
существует предприятий, которые могли бы самостоятельно производить все
используемые в своей деятельности ресурсы. Поэтому актуальной является задача принятия решения "сделать или купить" (MOB – Make-or-Buy Problem) о том, закупать ли те или иные материалы, комплектующие
изделия, детали или производить самим. Для этого необходим учет внешних
и внутренних факторов.
К внешним
факторам принятия решений относится степень развития логистических отношений в
данной экономической системе, чем более они развиты, тем выше надежность
поставок и тем ниже риск потерь.
К внутренним
факторам принятия решений относятся условия на самом предприятии.
К
плюсам самостоятельного производства относятся: снижение зависимости
предприятия от поставщиков, от колебаний рыночной конъюнктуры, т.е. повышение
устойчивости функционирования предприятия; возможность непосредственного
управления качеством комплектующих на стадии их производства и др.
К
плюсам внешних закупок относятся, как правило: более высокое
качество и низкая себестоимость комплектующих вследствие специализации
производителя; концентрация усилий на основном виде деятельности; гибкость в
изменении видов выпускаемой продукции за счет быстрого получения требуемых МР
от поставщиков и отказа от ставших ненужными поставок и др.
В
табл.1.1 представлены условия, при которых может быть (но не
обязательно) принято решение о внешних закупках или собственном производстве.
Таблица 1.1
Условия выгодности закупок или собственного
производства
Факторы
|
Выгодность
|
внешних закупок
|
собственного
производства
|
Потребность
|
невелика
|
стабильна и достаточно
велика
|
Необходимые мощности
|
отсутствуют
|
присутствуют
|
Необходимые кадры
|
отсутствуют
|
присутствуют
|
Поставщики исходных МР
для производства комплектующих
|
доступны (ассортимент,
качество, цены и др.)
|
недоступны
|
Транспортные тарифы
|
невысокие
|
высокие
|
Помимо
анализа перечисленных факторов, для принятия такого решения необходимо
определить и сопоставить затраты на закупку и на собственное производство. В целом затраты на закупку определяются ценой
поставщика, но при этом включают: затраты на оформление заказа; транспортировку;
страхование; упаковку; складирование; обработку (переработку, сортировку и т.п.);
оплату персонала, связанного с закупками и т.п.
Затраты на собственное производство состоят из затрат
на производство (стоимость сырья, энергии, рабочей силы, хранения, амортизации,
накладных расходов) и возможных капитальных затрат на организацию
требуемого производства (покупка, доставка, монтаж оборудования, обучение
рабочих).
Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок,
поставщикам – весьма трудоемкий и долгий процесс. В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших им в прошлом приемлемые
услуги, или тех, которые известны своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его
найти. Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим
решение, и не может быть полностью формализован. Тем не менее, существуют
стандартные этапы решения этой задачи.
Основные этапы решения задачи выбора поставщика
1.
Поиск потенциальных поставщиков:
-
объявление конкурса;
-
изучение рекламных материалов, профессиональных журналов,
каталогов;
-
посещение выставок и ярмарок;
-
переписка, деловые и личные контакты с возможными поставщиками.
2.
Анализ потенциальных поставщиков по критериям:
-
цена и условия финансирования;
-
качество продукции;
-
надежность поставок (соблюдение договоров по срокам
поставки, по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции);
-
удаленность поставщика от потребителя;
-
сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
-
наличие резервных мощностей;
-
организация управления качеством у поставщика;
-
хорошая репутация;
-
удобная и легкая система закупок;
-
психологический климат у поставщика;
-
способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего
срока службы поставляемого оборудования;
-
финансовая стабильность;
-
долгосрочная перспектива деятельности поставщика и возможность
формирования долгосрочных отношений.
3.
Оценка потенциальных или существующих поставщиков на основе:
-
критериев выбора поставщика;
-
анализа значимости товара (для которого закупаются МР) для
производственного или торгового процесса;
-
значимости (важности) каждого критерия;
-
оценок поставщиков по каждому критерию.
Процедура выбора лучшего поставщика
Ø Отыскивают потенциальных поставщиков.
Ø Составляют общий список квалифицированных поставщиков, т.е. способных
реально поставлять необходимую продукцию.
Ø Сравнивают организации, вошедшие в этот список, и удаляют
из него те, что по каким-то причинам не устраивают.
Ø Продолжают вычеркивать из списка организации, пока не получится
так называемый короткий список (обычно четыре – пять) наиболее
перспективных поставщиков.
Ø Готовят запрос по расценкам и отправляют по короткому списку.
Ø Получают предложения с расценками.
Ø Проводят предварительную оценку предложений и вычеркивают
из списка тех, с кем могут возникнуть проблемы.
Ø Проводят техническую оценку, чтобы определить, все ли
предлагаемые продукты удовлетворяют
спецификациям.
Ø Проводят
коммерческую оценку, сравнение расходов и других условий.
Ø Готовят предварительные
встречи с оставшимися поставщиками для
обсуждения возможной сделки.
Ø Обсуждают условия, согласовывают отдельные конкретные характеристики.
Ø Выбирают поставщика, который в наибольшей степени соответствует предполагаемому заказу.
Ø Договариваются о встрече с этим поставщиком для уточнения деталей, возникших в последний
момент.
Ø Размещают заказ у выбранного поставщика.
Эта процедура
в полном объеме применяется только для крупных закупок. Если организация ищет поставщика для важной в стратегическом
плане продукции, то необходимо помнить, что плохой поставщик может вызвать
гораздо больше проблем, чем плохие материалы.
Обычно организация затрачивает относительно мало времени на поиск разных поставщиков, если:
· она покупает дешевые материалы;
· имеет только одного реально доступного
поставщика;
· уже действует соглашение с поставщиком,
работа которого устраивает;
· нет достаточного времени для
проведения расширенных переговоров;
· организация проводит политику выбора
конкретных типов поставщиков.
Основные критерии выбора поставщиков
Количество критериев выбора поставщика может доходить до
нескольких десятков. К трем основным
критериям относят: стоимость приобретения продукции или услуг; качество
продукции или услуг; надежность обслуживания.
Один из ключевых вопросов материально-технического
снабжения – качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. В
развитых странах предприятия, выпускающие технически сложную продукцию,
отбирают в качестве поставщиков лишь тех, кто проявил или может проявить способность
удовлетворить уровень предъявляемых им технических требований. При рассмотрении
возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования:
наличие оборудования для производства продукции необходимого качества;
возможность проводить испытания качества по заданной программе и с помощью
необходимых приборов; контроль и аттестация входящих материалов и сырья;
наличие необходимых документов, определяющих количество рабочих операций и их
контроль; наличие документов, подтверждающих проведение всех необходимых
операций по производству и контролю.
Программы поддержания качества закупаемых МР тщательно
продумываются, в расчет берется даже организация учебы персонала
поставщиков-смежников. Задачей обучения, как правило, является повышение уровня
знаний персонала, который информируют о новейших технологиях и процессах, чтобы
сделать обслуживание станков и приборов квалифицированным и эффективным.
Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания
потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени
в строгом соответствии со всеми условиями договора о поставках (объемы, сроки,
качество, комплектация и т.д.).
Следует заметить, что в зависимости от значимости
производимого товара для предприятия, одни и те же критерии могут менять свою
значимость. Например, в одном случае для предприятия наиболее важным будет
качество МР или быстрота доставки даже за счет высокой цены, а в другом
предприятие будет искать дешевые ресурсы среднего качества и т.п. Эту значимость
необходимо каким-то образом измерить. Для этого эксперты каждому i-му критерию выставляют балльные оценки важности , затем
преобразуемые в коэффициенты важности ().
Каждый поставщик оценивается по выбранным критериям и в
зависимости от того, насколько он хорошо соответствует i-му
критерию, поставщику выставляется балльная оценка .
Тогда комплексная оценка R
конкретного поставщика по всем критериям (рейтинг поставщика) будет
рассчитываться по формуле .
Организации используют рейтинги
поставщиков (supplier rating) или рейтинги продавцов (vendor rating) не
только для выбора, но и для проведения мониторинга деятельности поставщиков.
Здесь ставится цель не заменить существующих поставщиков, а контролировать их
деятельность, выявить области, требующие совершенствования, и договориться, как
лучшим образом провести предложенные усовершенствования. И только в крайнем
случае организация начинает искать новых поставщиков.
Методы организации процесса выбора поставщика
1.
Анализ возможных вариантов и
предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. В
его функции входят: выбор поставщика; подача заказа; отслеживание выполнения
заказа; разрешение возникающих проблем. Все вопросы обычно решаются с помощью
современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.
2. Коллегиальное обсуждение
возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела
закупок компании, так и на уровне его взаимодействия с другими подразделениями.
3. Использование посреднических фирм. Этот метод применяется в основном для обеспечения
снабжения компании с нового, плохо изученного рынка. Подобная ситуация может
сложиться в результате возникновения потребности в принципиально новом для
компании сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсификации
производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении
закупок по импорту или в не изученном фирмой регионе и т.п. В этих случаях
отдел закупок или торговый агент чаще всего обращается в фирму или бюро,
выполняющее посреднические функции. При этом фирмы-посредники могут:
- найти возможных поставщиков, консультировать по
юридическому и финансовому аспектам предполагаемых сделок;
- получить полномочия от компании-клиента и взять на себя
организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли
или некоторую долю от суммы контракта. В этом случае они следят за объемом и
качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять
услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим
вспомогательным операциям.
Поиск потенциальных поставщиков
Процедура получения и
оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована
различными способами, при этом наиболее распространенными и эффективными
являются:
·
конкурсные торги (тендеры);
·
письменные
переговоры между
поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) – широко
используемая в индустриально развитых странах форма поиска и
налаживания высокоэффективных
взаимоотношений поставщиков и потребителей. Конкурсные торги проводят в
случае, если предполагается закупить сырье,
материалы, комплектующие на большую
денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги выгодны
как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об
условиях работы с потребителем. Потребитель
совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Этапы проведения тендера:
1) реклама;
2) разработка и публикация тендерной
документации (процедура торгов, описание закупаемых товаров или услуг, критерии для оценки предложений, условия будущего контракта;
3) приемка и вскрытие тендерных предложений;
4) оценка тендерных предложений в строгом
соответствии с тендерной
документацией и запрещении каких-либо
переговоров с участниками торгов;
5) подтверждение квалификации участников
торгов;
6) предложение и присуждение контракта.
Письменные переговоры между поставщиком и потребителем, в
процессе которых потребитель получает
официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика, могут
быть организованы двумя способами.
1. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца
товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции
предложения (оферты), в которых указываются: наименование товара; количество и
качество товара; цена; условия и сроки поставки; условия
платежа; характеристика тары и
упаковки; порядок приемки-сдачи. В
зависимости от количества потенциальных покупателей, срока действия
предлагаемых им условий оферты могут
быть твердыми и свободными.
2. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе
указываются все необходимые реквизиты
(наименование товара, требуемое качество,
условия и сроки поставки, платежа и пр.),
кроме цены, которая указывается в ответном предложении.
Источники информации о характеристиках поставщиков
Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных
критериев, требуется использование
разнообразных источников, таких как:
·
собственное
расследование;
·
местные
источники, такие как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители»
официальных органов;
·
банки и
финансовые институты;
·
конкуренты
потенциального поставщика;
·
торговые
ассоциации, например торгово-промышленная палата РФ;
·
информационные
агентства;
·
государственные источники
(регистрационные палаты, налоговая служба,
лицензионные службы и пр.), обладающие открытой информацией.
При поиске информации о поставщиках нельзя ограничиваться
одним источником информации, вне зависимости
от объема и глубины предоставляемой им информации, и, как минимум, один
из используемых источников не должен быть заинтересованным в возможных
последствиях использования предоставленной
им информации.
Количество поставщиков
В последнее время сформировалась тенденция к образованию
долгосрочных объединений партнеров в цепи поставок, что приводит к сокращению
числа поставщиков предприятия.
Преимущества единственного источника ресурсов:
·
более прочные
взаимоотношения между поставщиками и заказчиками;
·
экономия на масштабах и ценовые скидки
при крупных заказах;
·
более легкие
коммуникации, более простые административные функции и процедуры для регулярно размещаемых заказов;
·
меньший диапазон
отклонений в характеристиках материалов и их поставках;
·
легкость
обеспечения конфиденциальности требований, условий и других подобных
характеристик.
Преимущества нескольких источников ресурсов:
·
конкуренция между
поставщиками, приводящая к снижению цен;
·
снижение
вероятности сбоев в работе с поставщиками, оперативное устранение возникающих проблем заменой поставщиков;
·
более легкое
удовлетворение меняющегося спроса;
·
обеспечение доступа
к большему объему информации;
·
возможность
полагаться не на одну внешнюю организацию.
Материал предоставлен сайтом AUP.Ru (Электронная библиотека экономической и деловой литературы)
Похожие материалы:
Информационное обеспечение прикладной НИР
Стратегии бизнеса: Информационная среда бизнеса
Информационная логистика
Информационные потоки в логистике
Информационные потоки в логистике (Сербин В.Д.)
Информационные системы обеспечения
градостроительной деятельности
|