В рамках внедрения электронного документоборота в организации шаблоны удобно использовать для создания электронных документов автоматическим образом. Это есть файл формата .rtf или .docx или .xls, в тексте которого имеются вставки-поля, заключающие в себе контекстные переменные процесса или типа документа. Значения в контекстные переменные автоматически подставляются из атрибутов или переменных BPM бизнес-процесса.
Шаблон может использоваться:
- в процессе. Тогда там могут быть использованы контекстные переменные процесса.
- при создании документа. В таком случае в шаблоне могут быть вписаны атрибуты документа, то есть, его контекстные переменные.
У любого бизнес-процесса организации бывают контекстные переменные. В шаблоне электронного документа вы можете использовать практически любые контекстные переменные процесса. Если вам нужно использовать переменные не типа "Строка", "Дробное число" или "Целое число" то, в контекстные переменные процесса необходимо вставить те, в которые будут вводиться преобразованные значения. Эти значения должны иметь тип "Строка", "Целое число" или "Дробное число", их должны быть радикально отличны от переменных, значения которых будут преобразованы, и именно они как раз и впишутся в шаблон.
В процессе, в котором вам надо использовать шаблон, всегда должна находиться хоть одна переменная вида "Файл" или "Документ", хранящая шаблон документа и используемая в бизнес- процессе. Вдобавок, в процессе должна быть обязательно установлена операция-плагин "Генерация документа". Эта специфическая операция расположена в специальном разделе инструментов графической модели - Plug-ins . Дважды щелкните по кнопке, отвечающей за указанную операцию на графической модели, и тогда откроются ее настройки . Щелкните мышкой кнопку «Добавить». Теперь, в появившемся диалоговом окне нажмите кнопку «Открыть» и выберите файл шаблона нажатием кнопки ОК. После этого в столбце "Переменная" нажмите маленькую стрелочку и выберите контекстную переменную "Файл" или "Документ", в нее и будет передан шаблон и в дальнейшем использовании в бизнес-процессе. После того, как процесс дойдет до этой операции, в шаблон документа будут автоматически подставлены все значения переменных и таким образом сам по себе сформируется документ.
После этого всего, в процессе будет стоять задача, в которой пользователь будет иметь возможность увидеть получившийся документ и в дальнейшем распечатать его. В нашем случае это задача "Печать документа". В настройках в эти контекстные переменные впишется тип "Заявление". Когда процесс дойдет до этой операции, в веб-приложении программы ELMA пользователю будет внесено предложение открыть или сохранить электронный документ, распечатав его впоследствии.
В системе докуметооборота ELMA для органиации можно еще и создавать типы: договор, протокол, командировочное удостоверение, заявление, служебная записка, жалоба, меморандум, постановление, резолюция, рецензия, и.т.д . Все перечисленное выше создается в Дизайнере на вкладке «Документооборот» в разделе «Типы документов». Для каждого типа документов можно задать свои специфические атрибуты, названия которых могут фигурировать в шаблоне электронного документооборота ELMA.
